Toma de decisiones inteligentes en un mundo desbordado por los datos

Rafael Echeverri Perico

DATAUM

Los Sistemas de Apoyo a la Decisión tienen tres ingredientes poderosos: datos, modelos matemáticos y una interfaz fácil de usar. Los datos son la materia prima, los modelos son las fórmulas mágicas, y la interfaz es tu ventana a este mundo de información.

¿Alguna vez te has preguntado cómo se toman decisiones importantes en el mundo actual? La respuesta está en los Sistemas de Apoyo a la Decisión (DSS, por sus siglas en inglés), y hoy vamos a explorar qué son, cómo funcionan y por qué son fundamentales cuando hemos alcanzado tan importante avance en el acceso a datos gracias al open data y tal capacidad de procesamiento gracias al big data. Los DSS son como aliados digitales en la toma de decisiones. Imagina una herramienta que toma datos, los agita con modelos matemáticos, y luego te presenta información clave de manera fácil de entender. Eso es un DSS. Son como tu consejero personal, pero con súper poderes matemáticos.

Los DSS no son cosa nueva. Tienen raíces en la década de 1960, ¡casi desde que se inventaron las computadoras! Con el tiempo, han evolucionado y se han vuelto más inteligentes. Hoy en día, los DSS pueden manejar grandes cantidades de datos y hasta proyectar el futuro con el poder de la analítica.
La DSS se usan en todas partes. Los DSS son como esos asistentes detrás de escena que ayudan en la toma de decisiones en empresas, hospitales, gobiernos y más. Ayudan a planificar, a gestionar, y a entender lo que está pasando. En una empresa, un DSS puede ayudar a decidir cuánto inventario comprar, en la medicina puede apoyar a los doctores a hacer diagnósticos más precisos, y en el gobierno, puede ayudar a planificar ciudades más eficientes. Los DSS son como el as bajo la manga de los profesionales.

Los DSS tienen tres ingredientes poderosos: datos, modelos matemáticos y una interfaz fácil de usar. Los datos son la materia prima, los modelos son las fórmulas mágicas, y la interfaz es como tu ventana a este mundo de números.

Hay diferentes tipos de DSS. Algunos se basan en modelos, otros en conocimiento experto, y otros en datos puros. Todo depende de lo que necesites. Puedes pensar en ellos como diferentes herramientas en tu caja de herramientas. En este mundo digital, la información está por todos lados. Es como tratar de encontrar una aguja en un pajar. Aquí es donde los DSS entran en acción. Te ayudan a filtrar la información irrelevante y a enfocarte en lo que realmente importa.

Los Sistemas de Apoyo a la Decisión son inteligentes, versátiles y están listos para ayudarte a navegar en este océano de datos. Así que la próxima vez que enfrentes una decisión difícil, recuerda que tienes un aliado digital a tu lado: ¡un DSS! Los DSS son como brújulas en el mundo de la toma de decisiones. Ya sea que seas un técnico, académico o funcionario público, estos sistemas están aquí para hacer tu vida más fácil.

La clave de los DSS está en la lógica detrás de la secuencia de datos, información, indicadores y modelos analíticos que respaldan esas decisiones. Vamos a adentrarnos en este fascinante mundo y descubrir cómo se toman decisiones basadas en evidencias. Todo comienza con los datos. Imagina que son piezas de un rompecabezas. Estos datos, por sí solos, pueden parecer caóticos. Aquí es donde entra la magia de la transformación. Los datos se convierten en información cuando se organizan, se procesan y se les da sentido. Es como si las piezas del rompecabezas comenzaran a encajar.

Ahora que tenemos información, es hora de destacar lo que realmente importa. Aquí es donde entran en juego los Indicadores Clave de Desempeño (KPI por sus siglas en inglés: Key Performance Indicators). Los KPI son como las luces brillantes que te guían en la dirección correcta. Estos indicadores son puntos de referencia que te dicen si estás en el camino correcto hacia tus metas. Piénsalos como faros en la oscuridad.

Una vez que tienes datos transformados en información y KPI brillando en el horizonte, es hora de tomar decisiones informadas. Aquí es donde los modelos analíticos entran en acción. Estos modelos son como brújulas que te ayudan a navegar por aguas desconocidas. Utilizan matemáticas y estadísticas para predecir resultados, evaluar riesgos y encontrar oportunidades. Son como los consejeros sabios a tu disposición.

Entonces, ¿Cómo se ensambla todo esto en el proceso de toma de decisiones? Aquí está la lógica:

• Recopilación datos de diversas fuentes. Pueden ser números, hechos, encuestas o cualquier información relevante.
• Transformación en información cuando se procesan esos datos para convertirlos en información comprensible y significativa. Organizada, documentada, clasificada y filtrada.
• La selección de KPI identifica los indicadores clave de desempeño que serán tus guías, los cuales expresan los conceptos aplicados a la interpretación de hechos y evidencias de la realidad. Estos KPI te dirán si vas por el camino correcto.
• Análisis con modelos que utilizan estructuras analíticas para analizar la información. Estos modelos se sirven de herramientas de asociación, correlación o identificación de relaciones de causalidad, asistidas por algoritmos computacionales que te ayudarán a prever resultados y tomar decisiones informadas.
• Al final, un DSS se concreta en un conjunto de piezas de visualización de la información personalizado a las necesidades, cultura organizacional, procesos y demandas de los usuarios poniendo toda esta información en la mesa, lista para apoyar las decisiones basadas en evidencias. Ya no son decisiones a ciegas, sino decisiones informadas y respaldadas por datos.

Este enfoque no es solo para empresas, también es fundamental en la gobernanza pública. En organizaciones gubernamentales, los datos y la lógica detrás de las decisiones basadas en evidencias son esenciales para la formulación de políticas públicas efectivas y transparentes. Ayudan a abordar problemas complejos y a servir mejor a la sociedad.

El diseño de un Sistema de Apoyo a la Decisión (DSS) es una tarea crítica que requiere una comprensión profunda de los procesos de toma de decisiones, la información relevante y los actores involucrados. En resumen, el diseño de un DSS es un proceso complejo que requiere un profundo conocimiento de los procesos, la información y los actores involucrados. La metodología utilizada debe abordar estos componentes de manera integral para garantizar que el DSS sea efectivo y respalde decisiones basadas en evidencias.

Veamos en detalle cada uno de los tres componentes y sus implicaciones metodológicas:

¿Cuándo se toma la decisión? Procesos de toma de decisiones

Momento preciso: Cada decisión en una organización o proceso social ocurre en un momento específico y se relaciona con etapas clave. La identificación de estos momentos es fundamental para diseñar un DSS efectivo. Esto implica un análisis detallado de la secuencia de actividades y eventos que conducen a la toma de decisiones. ¿Cuándo se necesita tomar una decisión? ¿En qué contexto se encuentra esa decisión?

Flujo de procesos: Se debe mapear el flujo de trabajo o proceso que precede a la toma de decisiones. Esto ayuda a entender cómo se generan los datos, quién los recopila y cómo se utilizan. La identificación de cuellos de botella o puntos críticos en el flujo de procesos puede revelar oportunidades para mejorar la eficiencia.

¿Quién toma la decisión? Actores responsables

Multiplicidad de actores: En la mayoría de los procesos de toma de decisiones, intervienen múltiples actores con roles y responsabilidades diferentes. Identificar quiénes son estos actores y cómo se relacionan es esencial. Esto incluye tanto a las personas que toman decisiones como a quienes proporcionan datos y análisis.

Sistema de incentivos: Cada actor tiene sus propios intereses y objetivos. El diseño del DSS debe considerar cómo se alinean estos intereses con los objetivos globales del proceso. Esto implica comprender el sistema de incentivos que motiva a cada actor. ¿Qué recompensas o consecuencias enfrentan los actores según las decisiones que tomen?

¿Qué información y en cual presentación? Información relevante

Naturaleza de las decisiones: Cada tipo de decisión requiere información específica. Por lo tanto, es esencial identificar la naturaleza de las decisiones que se toman en el proceso. ¿Son decisiones estratégicas, tácticas u operativas? ¿Requieren datos históricos, proyecciones futuras o información en tiempo real? Esta clasificación influye en la selección de fuentes de datos y en la preparación de la información necesaria.

KPI relevantes: Los Indicadores Clave de Desempeño (KPI) son como los instrumentos de medición de un DSS. Deben ser seleccionados cuidadosamente para reflejar los objetivos y las métricas relevantes para la toma de decisiones en el contexto específico. ¿Cuáles son los KPI cruciales para evaluar el rendimiento y el impacto? ¿Cómo se calculan y presentan estos indicadores?

Implicaciones metodológicas

El diseño de un DSS requiere una metodología sólida que debe realizar una investigación exhaustiva para comprender los procesos, identificar los momentos críticos y mapear el flujo de trabajo. Esto implica entrevistas con actores clave y análisis de documentación, lo cual permite la selección de KPI relevantes. Esto conduce a definir métricas claras y establecer métodos de cálculo sólidos.

Para apoyar la toma de decisiones, se pueden desarrollar modelos analíticos que simulen diferentes escenarios y evalúen el impacto de las decisiones que incorporen la consideración de incentivos de los actores que puede requerir un análisis detallado de la estructura de recompensas y consecuencias en el proceso. La interfaz de usuario del DSS debe ser intuitiva y adaptada a las necesidades de los actores. Debe presentar información de manera clara y permitir la interacción.

Introducir un Sistema de Apoyo a la Decisión (DSS) en tus procesos organizacionales, sociales, comerciales o de planificación puede ser una inversión valiosa con una relación costo-beneficio positiva.
Mejora la precisión de tus decisiones ya que los DSS están diseñados para ayudarte a tomar decisiones más informadas y precisas. Esto significa menos margen de error y, en última instancia, menos costos asociados con decisiones incorrectas o mal fundamentadas. Además, ahorra tiempo y recursos ya que los DSS pueden automatizar tareas de análisis de datos y generación de informes que normalmente llevarían mucho tiempo si se hicieran manualmente. Esto libera a tu personal para que se concentre en tareas más estratégicas y reduce los costos operativos.

Al analizar datos y patrones, los DSS pueden ayudarte a identificar áreas donde puedes reducir costos, optimizar procesos o aprovechar nuevas oportunidades de negocio. Esto puede llevar a un aumento significativo en la rentabilidad.

Mejora la eficiencia operativa con los DSS que pueden ayudar a identificar cuellos de botella y áreas de ineficiencia en tus operaciones. Al abordar estos problemas, puedes reducir costos operativos y mejorar la productividad. Esto permite optimizar la asignación de recursos. En la planificación y gestión de proyectos, los DSS pueden ayudarte a asignar recursos de manera más eficiente, evitando la sobrecarga o la falta de recursos en áreas críticas.

Por otro lado, minimiza los riesgos al ayudarte a evaluar riesgos y tomar decisiones mitigantes. Esto es especialmente valioso en la gestión de proyectos y la toma de decisiones estratégicas, donde los errores costosos pueden evitarse. Esto significa que mejora la toma de decisiones estratégicas con información en tiempo real y análisis predictivos para respaldar decisiones estratégicas. Esto puede llevar a un crecimiento sostenible y a una ventaja competitiva.

En un mundo en constante cambio, la capacidad de adaptación es crucial. Los DSS pueden ayudarte a monitorear cambios en el entorno empresarial y tomar decisiones rápidas y efectivas para mantener la competitividad. También contribuye a mejorar la satisfacción del cliente al tomar decisiones informadas y oportunas que benefician a tus clientes, mejorando la retención de clientes y la lealtad, lo que a largo plazo se traduce en mayores ingresos y rentabilidad.

La introducción de un Sistema de Apoyo a la Decisión puede generar un impacto positivo en tu organización al mejorar la toma de decisiones, aumentar la eficiencia, minimizar los riesgos y generar oportunidades de ahorro y crecimiento. La relación costo-beneficio suele ser favorable a largo plazo, lo que hace que esta inversión sea una decisión inteligente para el éxito continuo de tu empresa o proyecto.